Archiv für den Monat September 2013

Wie wähle ich die richtige Personalberatung aus?

Personalberatungen sind Gesellschaften, die für Unternehmen die Suche und Auswahl von Personal übernehmen (Definition des BDU[1]).

Qual der Wahl

In Deutschland und weltweit wächst die Branche[2][3]. In der Bundesrepublik gibt es 2.000 Personalberatungsfirmen. Insgesamt 5.700 Personalberaterinnen und –berater besetzen jährlich 51.000 Stellen für Ihre Kunden (Zahlen für 2012, Studie des BDU[4]). Niemand kann diesen zersplitterten Markt vollständig überblicken. HR-Abteilungen und Geschäftsführung können dennoch einiges tun, um passende Partner auszuwählen:

Um eine gute Wahl zu treffen…

1. Sie können nur wählen, wenn Sie mehrere Optionen haben

Das bedeutet, dass Sie mit zwei oder drei Beraterinnen oder Beratern sprechen sollten, bevor Sie sich entscheiden. Selbst wenn Sie seit Jahren erfolgreich alle Aufträge an Ihren „Haus-und-Hof“-Berater geben, empfiehlt es sich, alle zwei bis drei Jahre in den Markt hineinzuhorchen. Denn es gibt immer wieder neue Trends, die für Sie nützlich sein könnten.

2. Preise und Methoden – und worauf man sonst üblicherweise achtet

Branchenspezialisten? Es scheint manchmal so einleuchtend: „Wir kennen die Branche und haben ein ausgedehntes Netzwerk von hochqualifizierten …“ Klar, Branchenkenntnisse sind immer hilfreich. Jedoch, seit das Internet und soziale Netzwerke Transparenz über die meisten Industrien und Unternehmen geschaffen hat, verschafft das „ausgedehnte Netzwerk“ bei weitem nicht den enormen Vorsprung, den manche Recruiter erwarten. Denn eine proprietäre Lebenslaufdatenbank schafft in Zeiten von Xing und LinkedIn nur noch einen begrenzten Mehrwert. Viel wichtiger ist es, ob Ihre Beraterin / Ihr Berater sich auf Ihre spezielle Anforderungen einlässt, ein tiefes Verständnis der Unternehmenskultur entwickelt, analytisch und kreativ passende Kandidatinnen und Kandidaten findet und diese motivierend und klar über den Job und die Organisation informiert. Wie gesagt, Branchekompetenz kann dabei helfen, doch noch wichtiger ist ehrliches Interesse an Ihnen und Ihrem Unternehmen, und die Fähigkeit, Ihre Ziele in eine sinnvolle Recruitingstrategie umzusetzen.

Direktansprache, Datenbank oder Anzeige? Bei fast 90% aller über Personalberater besetzten Positionen kommt Direktansprache (Definition s.u. [5]) zur Anwendung, meist in Kombination mit anderen Verfahren. Grundsätzlich haben alle Methoden Ihre Existenzberechtigung, und die Kombination mehrere Instrumente kann die Suche beschleunigen. Deswegen empfiehlt es sich, Partner zu wählen, die die anzeigengestütze Suche, die Ansprache über soziale Netzwerke und die klassische Direktansprache beherrschen und in der Lage sind, den optimalen Mix für Ihren speziellen Bedarf auszuwählen. Simple Daumenregeln wie z.B. „Führungspositionen besetzen wir über Executive Search, Fachpositionen über soziale Netzwerke und Anzeige“ sind übrigens das Gegenteil einer fundierten Beratung, wie dieses Beispiel zeigt:

Praxisbeispiel

Ein Zulieferer für den Anlagenbau sucht einen Ingenieur oder eine Ingenieurin für Forschung und Entwicklung. In der neu geschaffen Rolle geht es darum, spezielle hitzebeständige Kunststoffe weiterzuentwickeln. Mit diesem Material hat das Unternehmen noch keine Erfahrung. Der „Haus-und-Hof“-Berater schaltet für den Kunden Stellenanzeigen. Über Direktansprache wird nicht nachgedacht, denn es handelt sich nicht um eine Führungsaufgabe. Da keine Bewerbungen eingehen, sucht der Personalberater nach passenden Kandidaten in Xing und LinkedIn. Nach neun Monaten wird die Suche erfolglos abgebrochen. Dabei hätte die Direktansprache in diesem Umfeld schnell und unkompliziert zum Erfolg führen können. Denn von den gesuchten Spezialisten gibt es nur ca. 30 im deutschsprachigen Raum, und diese lassen sich am einfachsten über relevante Patentanmeldungen und auf Rednerlisten von einschlägigen Fachkonferenzen identifizieren.

Exklusivität? Immer wieder vergeben Unternehmen den gleichen Suchauftrag an mehrere Personalberater. Diese Arbeitgeber können natürlich ausschließlich Personalberatungen auswählen, die sich auf dieses Modell einlassen. Meist führt diese Arbeitsweise dazu, dass die gleichen Kandidaten von mehreren Beratern kontaktiert werden. Das wirkt unprofessionell und verzweifelt und wirft ein schlechtes Licht auf den Arbeitgeber. Gute Personalberater lehnen solche Suchaufträge daher ab. Und Sie sollten Personalberater ablehnen, die nicht auf Exklusivität bestehen.

Contingency vs. Retained? „Contingency“ bedeutet, dass Sie die Personalberatung nur bezahlen, wenn die Stelle besetzt wird. Der Berater wird also rein erfolgsbasiert entlohnt. „Retained“ bedeutet, dass der Betrag ganz oder teilweise (z.B. ein oder zwei Raten) schon vor der Stellenbesetzung fällig wird. Viele Kunden wollen Ihr Risiko minimieren und ziehen es daher vor, die Berater rein erfolgsbasiert zu bezahlen. Doch das hat unerwünschte Nebenwirkungen. Retained Searches werden von Beratungsfirmen oft mit höherer Priorität behandelt: Kunden, die bereit sind, eine erste Rate bei Vertragsabschluss zu zahlen, signalisieren ihrer Beraterin / ihrem Berater ein ernsthaftes Interesse an der Stellenbesetzung. Denn die Beraterin / der Berater geht davon aus, dass nur der Arbeitgeber die ersten Raten bezahlt, der die Stelle entschlossen besetzen will. Somit scheint es Beratern wahrscheinlicher, dass ein Kandidat erfolgreich platziert werden kann und auch die dritte und letzte Rate rückt in greifbare Nähe. Die Besetzungswahrscheinlichkeit bei einer reiner Contingency Search schätzen die meisten Beratungsfirmen als etwas niedriger ein, da das Kundenunternehmen im Vergleich weniger Entschlossenheit gezeigt hat. Gerade die guten Personalberaterinnen und -berater sind immer wieder ausgebucht und müssen in heißen Phasen Prioritäten setzen. Da passiert es unweigerlich, dass Contingency Searches zurückgestellt werden, und die Suche verzögert sich oder verläuft schließlich im Sande. Deswegen sollten Sie Personalberatungsunternehmen nicht danach auswählen, ob sie sich auf ein Contingency-Modell einlassen.

3. Die richtige Größe: Size matters!

Suchen Sie sich Partner, die nicht zu groß und nicht zu klein sind. Wenn Sie 20 oder 40 Stellen im Jahr besetzen, dann wird auch ein kleineres Beratungshaus, sogar ein Einzelunternehmer in der Lage sein, das Volumen zu stemmen. Natürlich hätte auch ein großes, namhaftes Beratungsunternehmen theoretisch ausreichend Kapazitäten für Ihren Auftrag. Jedoch kann es passieren, dass Ihr Suchauftrag untergeht, wenn gleichzeitig ein großer Konzern die Personalberatung damit beauftragt, 700 Programmierer zu finden. Sollten Sie jedoch für eine Standorteröffnung oder eine internationale Expansion 400 Mitarbeiter benötigen, so macht es mehr Sinn, ein oder zwei große Personalberatungen hinzuzuziehen. Auch große Häuser werden Aufträge dieser Größenordnung mit Priorität behandeln und können im Gegensatz zu kleinen Firmen Großaufträge erfolgreich bewältigen.

4. Werden Sie wirklich beraten?

Meiner Meinung nach ist das die wichtigste Frage.

Interessiert sich die Beraterin / der Berater für Sie und Ihre Organisation? Stellt er/sie Ihnen relevante Fragen und hört dann erkennbar zu? Werden die Position, die Abteilung, die Stärken und Schwächen des Arbeitgebers besprochen? Oder wird nur schnell das Anforderungsprofil abgefragt?

Wird der Berater / die Beraterin selbst die Suche bearbeiten, bleibt er/sie involviert bis zur erfolgreichen Stellenbesetzung? Oder will er/sie das Projekt sofort nach dem Start an einen Junior Consultant abgeben?

Sucht die Beraterin / der Berater mit Ihnen nach dem optimalen Methodenmix? Hat er/sie die Bereitschaft, mit Ihnen über Lösungen für Ihr vielleicht begrenztes Budget nachzudenken? Oder wird Ihnen nur ein Standardverfahren zu einem Standardpreis angeboten?

Möchte der Berater / die Beraterin sich Zeit für ein Gespräch bei Ihnen vor Ort nehmen? Möchte er/sie Ihre Kollegen, Abteilungsleiter, verschiedene Menschen aus dem Unternehmen, die Arbeitsplätze kennen lernen? Versucht er/sie sich in die Unternehmenskultur einzufühlen? Oder hat der „Berater“ nach einem kurzen Telefonat ein paar Lebensläufe parat?

Für Sie ist die Einstellung von Mitarbeitern wichtig, sogar unternehmenskritisch. Verlassen Sie sich im Recruiting daher nur auf Personalberatungen, die ihre Aufgabe ernst nehmen.

5. Entscheiden Sie nicht allein!

Mit den Fachvorgesetzten oder mit den Geschäftsführern können Sie besser beurteilen, ob der Berater / die Beraterin die Aufgabe, die Technologie, das Geschäftsmodell und die Unternehmenskultur verstanden hat. Und wenn Führungskraft und Recruiter gemeinsam über die Personalberatung entscheiden, läuft später der gesamte Recruiting-Prozess reibungsloser.

Um eine schlechte Wahl zu treffen…

… können Sie einfach den billigsten Anbieter wählen und den dann noch um 30% herunterhandeln, damit er maximal demotiviert ist.

… können Sie den Berater engagieren, mit dem Sie schon immer zusammengearbeitet haben, unabhängig von Position, Preis, Marktentwicklung und der Besetzungsquote der letzten Monate.

… können Sie eine Personalberatung mit einer angesehenen Traditionsmarke wählen, ohne über Preis, Größe des Beratungshauses und des Auftrags und individuelle Kompetenz des Ihnen zugeordneten Beraters nachzudenken.

Und danach? – Die Personalberatung steuern!

Dienstleister steuern ist wichtig! Die eigentliche Arbeit fängt erst nach der Auftragsvergabe an. Eine Personalberatung ist nur so gut wie ihr Auftraggeber. Natürlich braucht es eine gute Stellenbeschreibung, die das Ziel der Stelle, die Aufgaben und Anforderungen darstellt, damit überhaupt die Chance besteht, passende Bewerbungen zu erhalten. Doch das allein reicht nicht aus. Wichtig ist, dass Sie Ihre Berater auch Entscheidern vorstellen, z.B. der Führungskraft, die die Stelle besetzen will, der Geschäftsführung, vielleicht sogar dem Betriebsrat oder den internen Kunden des zukünftigen Mitarbeiters.

Es ist sinnvoll, gleich zu Anfang einen Zeitplan zu vereinbaren und dann genau auf die Einhaltung zu achten, dies auch einzufordern.

Kommunikation ist wie in jedem anderen Projekt zentral. Im Recruiting geht es insbesondere darum, Personalberatern genau zu erklären, warum ein Lebenslauf nicht passt, denn gute Berater werden dieses Feedback sofort in ihr Suchprofil einbauen.

Ach ja, und denken Sie daran, nicht nur die Personalberatung sondern auch die Entscheider in Ihrem Unternehmen und sich selbst zu steuern. Der gesamte Recruitingprozess ist Ihre Visitenkarte – von der Einladungsmail zum Erstgespräch bis zur Gehaltsverhandlung. Rechtschreibfehler, Unpünktlichkeit und lange Abstände zwischen den Gesprächen machen einen schlechten Eindruck auf die Kandidaten. Nur wenn Sie jederzeit professionell vorgehen und schnell Entscheidungen fällen, können Sie gute Kandidaten gewinnen, die häufig zwischen verschiedenen Angeboten wählen können.

Wenn Sie sich intensiver mit der Steuerung von Dienstleistern beschäftigen wollen, dann empfehle ich diesen Artikel: „Die sieben Todsünden von Großunternehmen beim Einsatz von Management Consultants – und was Sie tun müssen, um sie zu vermeiden!„? (in: „Arbeiten mit Managmentberatern. Bausteine für eine erfolgreiche Zusammenarbeit“, A. Petmecky, Th. Deelmann. Springer, Berlin – Heidelberg – New York 2004. S. 175-185)

Wenn Sie für das Recruiting einen neuen Partner suchen, freue ich mich, wenn Sie mich kontaktieren: inaferber@employerreputation.de.


[1] Personalberatung in Deutschland 2012/2013, Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V., 2013

[2] Personalberatung in Deutschland 2012/2013, Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V., 2013

[3] AESC State of the Executive Search Industry Report, Quarter 2, 2013

[4] Personalberatung in Deutschland 2012/2013, Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V., 2013

[5] Definition von Direktsuche, Executive Search bzw. Direktansprache laut Wikipedia: „Ein Personalberatungs-Unternehmen wird von seinem Klienten, dem suchenden Unternehmen, beauftragt, einen Kandidaten eines bestimmten Erfahrungs- und Branchenprofils zu suchen. Zunächst beschreibt also der Klient das Profil. Der Researcher beziehungsweise das Executive-Search-Unternehmen stellt nun eine Zielunternehmensliste zusammen, analysiert die Zielunternehmen (Ident oder Mapping genannt), in denen potenzielle Kandidaten vermutet werden, spricht diese telefonisch an und qualifiziert sie grob vor. Dieser Teil des Prozesses wird gelegentlich auch durch externe Dienstleister (Executive Research) vorgenommen.“ http://de.wikipedia.org/wiki/Direktsuche, abgerufen am 25.8.2013

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